Francesco Martinelli
Rapporti Tecnici INGV, Anno 2016 Numero 341

Introduzione

Come “Missione” si intende lo svolgimento di un incarico o di una prestazione di servizio svolto nell’interesse dell’Ente ed al di fuori dell’ordinaria sede di lavoro. Lo svolgimento di una missione da parte di personale dipendente e non, comporta l’apertura di un iter documentale che si apre con la richiesta di autorizzazione da parte del responsabile della sezione (o dell’Amministrazione Centrale) e del visto del “Responsabile Scientifico” (o più in generale del responsabile dei fondi) e termina con l’approvazione della relazione di missione e la liquidazione delle relative spese sostenute. Tale iter, comportando l’interazione di vari soggetti, può protrarsi anche per tempi molto lunghi. Come per ogni altro atto amministrativo, tutta la documentazione risultante deve poi essere mantenuta nel tempo. La gestione tradizionale, interamente basata su moduli cartacei, presenta diverse problematiche, principalmente legate a:

• difficoltà ad ottenere l’autorizzazione formale in caso di missioni predisposte con brevissimo preavviso (come, ad esempio, per interventi di emergenza a seguito di terremoto / eruzione vulcanica) e/o assenza dei soggetti autorizzanti;
• complessità nella gestione contabile, con conseguenti difficoltà per i responsabili dei fondi di avere una valutazione aggiornata circa lo stato dei pagamenti, l’ammontare degli impegni, l’entità delle cifre residue;
• estrema laboriosità per ottenere informazioni aggregate sulle spese: ad esempio raggruppate per tipologia (spese di trasporto, vitto, alloggio, etc.), suddivise per progetto.

Il presente progetto si è posto come obiettivo quello di mantenere tutte le funzionalità offerte dal sistema cartaceo, rappresentate principalmente dalla raccolta e conservazione di informazioni ed autorizzazioni, eliminandone dove possibile le problematiche evidenziate. Tale obiettivo è stato perseguito mediante lo sviluppo di un’applicazione software che registra le informazioni ed i vari passaggi dell’iter documentale e permette la stampa della sola documentazione cartacea minima ai fini amministrativi, possibilmente in un’unica soluzione per ciascuna missione.